Za co podziękował mi Marcin? Rzecz o traceniu czasu

Jedną z większych wartości Towarzystw Biznesowych jest możliwość uczenia się od siebie nawzajem. Członkowie regularnie mówią mi o tym, że dzięki rozmowom uczą się rozwiązywać problemy dla siebie nowe, z którymi poradzili już sobie bardziej zaawansowani Członkowie z grupy. Podobnie było ostatnio ze mną i Marcinem!

Jakiś czas temu prowadziłem na śniadaniu grup warszawskich małe szkolenie dotyczące moich doświadczeń z zarządzaniem sobą w czasie. Nie, nie jestem specjalistą w tym zakresie, to co wiem musiałem przeczytać i przetestować na własnej skórze i skórze swojego Zespołu. Moje wystąpienie miało więc charakter bardziej luźnej pogadanki. Nie sądziłem, że tak będzie, ale już w jej trakcie niektórzy prosili o powtórzenie książek, które przeczytałem i zadawali doprecyzowujące pytania. Jakież było moje zdziwienie, gdy kilka dni temu Marcin, z którym znamy się już dobrych parę lat i który ma przebogate doświadczenie biznesowe powiedział mi, że musi mi za coś podziękować

Okazało się, że chodzi o dwie rzeczy: GTD oraz Pomodoro. Już wyjaśniam o co chodzi.

Jeśli tylko nie pracujesz jako pracownik fizyczny, nad którym stoi majster, potrzebujesz mechanizmów samodyscypliny, dzięki którym czas który poświęcasz na pracę jest efektywny. Co to znaczy? W określonym odcinku czasu produkujesz więcej i więcej. Istnieje na ten temat przebogata literatura i im bardziej intelektualna Twoja praca, tym więcej mógłbyś czytać i szkolić się w tym zakresie. Ja jednak uważam – na podstawie własnych doświadczeń – że ważne są jedynie trzy rzeczy. Gdy je masz – musisz być idiotą, albo bardzo nieszczęśliwym człowiekiem, by dalej tracić czas (OK, lekko przesadzam ).

Po pierwsze – priorytetyzacja

Tu z pomocą przychodzi nam Steven Covey i Jego 7 nawyków skutecznego działania. To jest fundament budowania własnej skuteczności. Dzięki niej poznasz takie obszary swojego życia, które w ogóle powinieneś wyeliminować i takie, na które powinieneś położyć nacisk (być może jest to wypoczynek?). Moim zdaniem czytanie książek poświęconych technikom zarządzania czasem bez lektury Coveya, to jak czytanie instrukcji obsługi pralki bez jej posiadania. Nie ma sensu.

Po drugie – system obsługi strumienia pracy

Tutaj pojawia się kolejne angielskie nazwisko – David Allen i Jego Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej aktywności. Ta pozycja zapozna Cię z bardzo prostym systemem (potrzebujesz tylko kartki, ołówka i wolnej chwili) reagowania na wpadające zadania. Mail od klienta? Telefon od szefa? Marudzenie żony w smsie? Ogarniesz to wszystko łatwą procedurą, by osiągnąć jedno – spokój, wynikający z poczucia że w danej chwili robisz dokładnie to i TYLKO to, co robić powinieneś. Po lekturze Allena wziąłem się za wdrożenie GTD (gdziekolwiek widzisz ten skrót – chodzi o Allena) od razu i za chwilę widziałem już efekty. Książka dość gruba, ale system prościutki i oprócz wymienionych wyżej rzeczy żąda od Ciebie tylko jednego – wyćwiczenia dwóch przyzwyczajeń. Niczego więcej.

I ponownie – czytanie książek narzędziowych, szukanie aplikacji, cudów na kiju nie ma sensu, jeżeli najpierw nie zrobiłeś generalnego przeglądu własnej aktywności i celów (Covey), a później nie ująłeś całej działalności w jasne procedury (Allen).

Po trzecie – pomidor, czyli koncentracja

Jedyne, czego już teraz potrzebujesz, gdy masz już sprawny system zarządzania wpadającymi zadaniami, oceniania ich i wyznaczania harmonogramu realizacji w formie list zadań, to… koncentracja! Na nic listy, systemy i wszystko, jeśli nie wyeliminujesz rozproszeń. Tu z pomocą przychodzi darmowa (!) angielska książeczka, którą ściągniesz ze strony PomodoroTechnique.com. Co ciekawe, ten sposób zachowania koncentracji na zadaniu, czyli praca stałymi odcinkami czasu nad zadaniami i notowanie rozproszeń, to wynalazek, który polecał np. św. Josemaria Escriva W Pomodoro chodzi o to, by poprzez ujęcie aktywności w formę sprintów (z tej idei korzystają także programiści, którzy korzystają z Agile’a), móc nie tylko zachować koncentrację, ale i badać swoją szybkość, stale ją optymalizując, dochodząc do momentu w którym możemy bardzo ściśle oszacować ile czasu zajmie nam dane zadanie.

Aplikacje do Pomodoro są bardzo proste – składają się z list działań (tworzysz je sobie wg przepisu Allena) i stopera. Nic więcej.

Niektórzy mawiają, że Pomodoro nie sprawdza się przy twórzych zadaniach, kiedy mamy tzw. flow. Sprawdzisz jak jest u Ciebie, spokojnie. Marcin potwierdza, że gdyby nie Pomodoro, które u siebie wdrożył, nie robiłby rzeczy, których nie lubi – bo z tymi, do których ma serce, nie ma żadnego problemu!

Gdy już przebrniesz przez te trzy stopnie budowania własnej efektywności, bierz się za inne książki doskonalące inne aspekty z tym związanie, ale nigdy inaczej.  Jedną z takich książek jest np. Zorganizuj się, którą Towarzystwa wstawiły ostatnio na swoim profilu na Allegro.

Na koniec krótka refleksja. Być może powiesz, że wydanie 90 zł na dwie pierwsze książki, to zbyt duże ryzyko. Nie wiem, ile kosztuje godzina Twojej pracy, ale odnoszę wrażenie, że przesadzasz. Przecież koszt tych dwóch książek zwróci Ci się w ciągu PÓŁ GODZINY w pełni wykorzystanego czasu dla Klienta Nie marudź, bądź lepszy.